L’amministratore di una s.r.l. può legittimamente ricevere rimborsi spese per i costi sostenuti nello svolgimento del proprio incarico quando tali spese sono direttamente collegate all’attività e all’interesse della società. Rientrano in questa categoria ad esempio, le trasferte, gli incontri con clienti o fornitori, le missioni operative e più in generale le attività istituzionali svolte fuori dalla sede ordinaria.

L’argomento tuttavia richiede particolare attenzione. I rimborsi spese rappresentano infatti uno dei profili più delicati nella gestione del rapporto tra società e amministratore poiché in assenza di presupposti chiari e di un’adeguata documentazione possono essere facilmente riqualificati come compenso o beneficio in natura, con effetti fiscali e contributivi rilevanti sia per l’amministratore sia per la SRL.

Per una corretta gestione è quindi necessario attenersi ad alcuni principi fondamentali che costituiscono la vera “bussola” operativa: l’inerenza della spesa rispetto all’attività sociale, la puntuale documentazione delle somme rimborsate e, per determinate tipologie di costi, la tracciabilità dei pagamenti.

Su quest’ultimo aspetto, dal 1° gennaio 2025, il quadro normativo è diventato più stringente. Con la Circolare n. 15 del 22 dicembre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, ai fini della non imponibilità in capo all’amministratore, le spese di trasferta e missione — in particolare quelle relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC — devono essere sostenute tramite strumenti di pagamento tracciabili. Un profilo operativo che, se non correttamente gestito, può trasformare un rimborso formalmente corretto in una voce oggetto di contestazione.

Cosa si intende per rimborso spese all’amministratore?

Quando una SRL rimborsa delle spese al proprio amministratore, non si è sempre davanti alla stessa situazione. In realtà, possono presentarsi fattispecie diverse, ciascuna con effetti fiscali differenti, ed è proprio qui che spesso nascono errori e contestazioni.

La prima ipotesi è quella più lineare: l’amministratore anticipa una spesa per conto della società, ad esempio per una trasferta o una missione. In questi casi il costo è, nella sostanza, “della s.r.l.” e il rimborso rappresenta semplicemente la restituzione di una somma anticipata, a condizione che la trasferta sia reale, la spesa sia inerente all’attività sociale e adeguatamente documentata.

Un secondo modello di rimborso è rappresentato dalle indennità di trasferta o dai rimborsi forfetari. In questi casi la società non rimborsa le singole spese sostenute dall’amministratore, ma riconosce un importo predeterminato, generalmente giornaliero, a fronte di una trasferta o di una missione svolta nell’interesse della s.r.l.. Si tratta di uno strumento assolutamente legittimo spesso utilizzato per semplificare la gestione amministrativa quando le trasferte sono frequenti. Tuttavia, proprio perché non è agganciato alle singole spese documentate, il rimborso forfetario richiede maggiore attenzione sul piano sostanziale.

Il presupposto imprescindibile è che l’indennità sia collegata a trasferte effettive e dimostrabili. Non è sufficiente riconoscere un importo fisso in modo automatico o periodico, occorre che vi sia una reale attività fuori sede, con indicazione di luogo, durata e motivo della trasferta. In assenza di questo collegamento concreto, l’indennità rischia di perdere la propria natura di rimborso e di essere considerata, di fatto, una componente del compenso dell’amministratore.

Altrettanto importante è la coerenza del criterio adottato. Le indennità forfetarie devono essere disciplinate da regole chiare e applicate in modo costante nel tempo: stessi importi, stesse condizioni, stesso metodo di calcolo. Cambiare frequentemente modalità o importi, oppure riconoscere forfait solo in determinati periodi “convenienti”, è un comportamento che espone la società a contestazioni.

Infine, le situazioni più delicate sono quelle in cui la spesa sostenuta dall’amministratore non è riconducibile in modo esclusivo e diretto all’attività della società, ma presenta una componente personale, oppure un collegamento solo parziale con l’interesse sociale. In questi casi si parla di spese “miste”, ed è proprio qui che si concentra la maggior parte delle contestazioni.

Rientrano in questa categoria, ad esempio:

– trasferte abbinate a soggiorni personali o familiari;

– pasti, viaggi o pernottamenti che eccedono quanto strettamente necessario rispetto alla missione;

– spese sostenute in occasioni non chiaramente collegate a un’attività istituzionale dell’amministratore;

– costi di utilizzo dell’auto o di altri beni per esigenze sia personali sia aziendali;

– spostamenti che, di fatto, coincidono con il tragitto casa–sede o con attività ordinarie dell’amministratore.

In presenza di queste situazioni, il rimborso non è automaticamente illegittimo, ma deve essere gestito con estrema cautela. Quando non è possibile dimostrare in modo chiaro quale parte della spesa sia effettivamente sostenuta nell’interesse della società, l’Amministrazione finanziaria tende a considerare il rimborso come un vantaggio personale per l’amministratore.

Dal punto di vista fiscale, ciò comporta il rischio di una riqualificazione del rimborso come compenso o beneficio in natura, con conseguente tassazione in capo all’amministratore e, nella maggior parte dei casi, anche l’applicazione dei contributi previdenziali. Parallelamente, la società può subire il recupero del costo dedotto e le relative sanzioni.

Come si rimborsano le spese?

Dal punto di vista operativo i rimborsi spese all’amministratore possono essere gestiti secondo tre modalità diverse. La scelta del metodo non è neutrale, perché incide direttamente sul livello di rischio fiscale e sulla possibilità di difendere il rimborso in caso di controllo:

Rimborso analitico

La società rimborsa all’amministratore le spese effettivamente sostenute, una per una, sulla base di una nota spese corredata dai relativi giustificativi (fatture, ricevute, titoli di viaggio). A ciò si aggiunge l’indicazione della missione o dell’attività svolta, con riferimento a luogo, periodo e motivazione.

Questo sistema consente di collegare ogni rimborso a una spesa concreta e documentata e, proprio per questo, è quello che riduce maggiormente il rischio di contestazioni, sia sul piano fiscale sia contributivo.

Rimborso forfetario

In alternativa è possibile riconoscere all’amministratore un’indennità di trasferta, ossia un importo giornaliero predeterminato, senza il rimborso analitico delle singole spese. Anche questa modalità è ammessa ma richiede una gestione più attenta: l’indennità deve essere collegata a trasferte effettive, disciplinata da regole interne chiare e applicata in modo coerente nel tempo. L’erogazione automatica o sganciata da missioni reali espone infatti a un elevato rischio di riqualificazione come compenso.

Metodo misto

Esiste infine una soluzione intermedia, che combina un’indennità forfetaria con il rimborso analitico di alcune spese specifiche. Anche in questo caso è fondamentale che il metodo adottato sia chiaro, coerente e supportato da un’adeguata documentazione.

In conclusione, pur essendo tutte legittime, le tre modalità non offrono lo stesso livello di tutela. Nella maggior parte dei casi soprattutto per gli amministratori di s.r.l. il rimborso analitico rappresenta la scelta più prudente.

Conclusioni

L’amministratore di una s.r.l. può legittimamente ricevere rimborsi spese, ma solo a condizione che questi siano correttamente impostati e documentati. Non è sufficiente sostenere una spesa: è necessario dimostrarne l’inerenza all’attività della società, predisporre una nota spese completa e conservare adeguati giustificativi.

A ciò si aggiunge, dal 2025, l’attenzione ai pagamenti tracciabili per alcune tipologie di costi, che rappresentano ormai un passaggio essenziale nella corretta gestione dei rimborsi. Quando i rimborsi sono strutturati in modo coerente, rappresentano un normale e utile strumento di lavoro per l’amministratore e per la società. Al contrario, una gestione approssimativa o disordinata può trasformarli in una fonte di contestazioni, recuperi fiscali e costi imprevisti, spesso evitabili con una corretta impostazione iniziale.

Emma Maresca
Paolo Gaeta & Associati